Na Freelo jsme se nalodili před rokem z Teamworku. Jak ho využíváme?

I my v Jirkontu používáme ke každodennímu fungování online aplikaci Freelo, se kterou jsme spokojeni. V minulosti jsme dlouhou dobu používali projektový nástroj Teamwork a občas i Trello. Kvůli jejich nepřehlednosti nebo delší odezvě jsme přešli právě na Freelo. Jaké jsou zde možnosti a jak v něm funguje naše agentura, to vše se dozvíte v tomto článku. Popovídali jsme si také se zakladatelem Freela Karlem Dytrychem, který nám prozradil, co stálo za vznikem aplikace a jakou vidí pro Freelo budoucnost.

Projekty

 ,,Kapitánem” našeho Freela je šéf Jirka, který má celou projektovou aplikaci na starost. Freelo máme rozděleno do několika projektů podle toho, co se v nich řeší:

• interní záležitosti,
• SEO,
• PPC,
• copywriting
• apod.

V každém projektu máme rozepsané jednotlivé klienty a následně současné úkoly. Po přihlášení do Freela každý hned vidí svůj To-Do list, tudíž jaké úkoly v jakém projektu má splnit. Na hlavní stránce je také záložka ,,Moje priority úkolů”, kterou rádi využíváme, protože si zde můžeme řadit úkoly podle urgence a důležitosti.

Úkoly

Každý náš úkol má výstižný název a nad ním zvýrazněné jméno klienta, pro kterého úkol řešíme. Snažíme se u každého úkolu mít přiřazeného aktuálního řešitele a dle potřeby úkol přehazovat na další členy týmu. Využíváme i možnost základních i chytrých podúkolů, které nám vše zpřehledňují. Dost času nám také šetří šablony s podúkoly. V šablonách jsou zahrnuty všechny body, na které se nesmí zapomenout. Pro ještě lepší přehlednost úkolu využíváme u jejich názvů barevné emojis, díky kterým máme Freelo hned veselejší.

Co vše se dá v (pod)úkolech nastavit?

K jednotlivým úkolům či podúkolům přiřazujeme termín odevzdání a štítky (např. ,,čekáme na reakci”, ,,čekáme na fakturu”) a také nastavujeme priority. Pokud je u úkolu vysoká priorita, objeví se vedle něj červený vykřičník. Nalevo od názvu je zaškrtávací pole, které používáme, když úkol dokončíme. Rádi využíváme také funkci připomenutí úkolu. V momentě, kdy se nám zrovna nehodí na úkolu pracovat, ale neradi bychom na něj zapomněli, necháme si od Freela poslat upozornění. Připomenutí se hodí i ve chvíli, kdy čekáme na někoho jiného. Pomáhá nám to pak i v urgenci.

Komentáře

Pod každým úkolem ve Freelu lze vést diskusi a také reagovat prostřednictvím palce. Ten využíváme tehdy, když není potřeba na zprávu reagovat další písemnou zprávou, aby diskuse nebyla přehlcená a nepřehledná. V komentářích se snažíme psát co nejvíce jasně a stručně, abychom se ihned domluvili. Přes @ pak v diskusích označujeme potřebné lidi v týmu.

Upozornění / oprávnění

Na každý komentář, palec nebo přiřazení k úkolu dostane dotyčný uživatel oznámení, které se nachází v horní liště vpravo a má obrázek zvonečku. Vedle zvonečku se také nachází seznam uživatelů, kalendář a lupa sloužící k vyhledávání. Každý vidí pouze projekty, na kterých pracuje, aby ho ostatní projekty nerozptylovaly.

Karty klienta

K lepší přehlednosti si ve Freelu vytváříme ke každému klientovi jeho kartu, ve které jsou zahrnuty veškeré důležité informace, které potřebujeme k práci. Ke kartě je přiřazen ten, kdo na klientovi pracuje. V samotné poznámce máme uložené rychlé odkazy, které potřebujeme k práci na projektu. Karty jsou připnuty k To-Do listům, ve kterých jsou uložené jednotlivé úkoly a podúkoly.

Reporty

Od konce října 2022 používáme aplikaci Make, která posílá data z Freela do Google tabulky. Data z tabulky se pak prezentují v Looker Studiu (dříve Google Data Studio), kde máme sestaven dashboard projektů, abychom věděli, kolik nám u kterých projektů ještě zbývá z rozpočtu. S pomocí aplikace Make tak můžeme relativně snadno nějaké činnosti ještě více automatizovat.

Rady a tipy pro práci s Freelem

• Používejte emoji pro přehlednost úkolů.
• Místo psaní komentáře si můžete ušetřit čas nahráním zvukového nebo video komentáře.
• Čas vykazujte přímo u jednotlivých úkolu.
• Upozornění z Freela si můžete nechávat posílat do e-mailu nebo naopak upozornění na e-mail v nastavení úplně zrušit.
• Nainstalujte si Freelo i jako aplikaci do mobilu, tak budete mít o oznámení lepší přehled.
• Snažte se vést vaše firemní Freelo co nejpřehledněji.
• Pište komentáře co nejstručněji a pokud komentář není potřeba, používejte palec.

Rozhovor se zakladatelem Freela Karlem Dytrychem

Co stálo za vznikem Freela? 

Jednak vlastní potřeba mít pořádek ve svých projektech, a za druhé chuť a vize provozovat takovou službu pro ostatní. My jsme se sešli 3 zakladatelé, přičemž každý z nás byl trochu z jiného soudku a výborně jsme se doplňovali. Vývojář, designer a řekněme podnikavec. Spojili nás lidské hodnoty a chuť provozovat aplikaci na projektové řízení.

Jak se taková aplikace začíná tvořit? 

Obecně dobrým nápadem, výzkumem a validací myšlenky. Když to celé dává smysl, tak sestavením plánu a realizačního týmu. Následně se pustíte do práce na nějaké první verzi. Tzv. MVP. S tím pak jdete s kůží na trh a jdete si pro zpětnou vazbu, kterou je potřeba reflektovat a pak už jen neustále produkt nebo službu podle zpětné vazby vylepšovat. Zajímá vás to více? Tak tady jsme to sepsali jako první blogpost. A jestli se vám nechce číst, tak něco podobného zaznělo v listopadovém podcastu Webtop100.

Jak dlouho trvalo než jste spustili první verzi?

Pár měsíců brainstormingu a vymýšlení. Následně se programovalo deset měsíců. To bylo ale naprosto holé MVP, kde se toho moc dělat nedalo. Díky jednoduchosti a příznivé cenové politice se ale začali zabydlovat první uživatelé a my jsme měli na čem stavět.

Jak moc je Freelo využívané? V kolika firmách ho můžeme potkat?

V České republice ho můžete potkat u několika tisíc firem. Celkově máme k 1. 1. 2023 téměř 80 000 uživatelů převážně z ČR a Slovenska. Což je skvělé, ale pořád to je vlastně strašně málo. Chtěli bychom být v ČR nástrojem číslo jedna na pracovní úkoly. A samozřejmě zanechat stopu ve světě. Hřeje nás u srdce, že jsme si získali důvěru spousty českých tradičních firem a lovebrandů.

Jak to aktuálně vypadá s expanzí do světa? 

Máme první tisícovku uživatelů ve Španělsku a Rumunsku. Máme proinvestováno několik milionů a zatím jsme spíše na začátku. Je to opravdu těžké. Výhoda „domácího hřiště“ je obrovská. Kontakty, příběh a historie v zahraničí znatelně chybí.

V soutěži WebTop100 jste vyhrál v kategorii osobnost českého digitálu pro rok 2022, byl jste překvapen nebo jste to trochu čekal? A jak jste to oslavil?

Byl jsem rozhodně překvapen. Mezi nominacemi byli lidé jako Ondra Krátký z Liftaga nebo Hubert Palán z Productboardu. Když se vyhlašovala osobnost, tak já jsem měl zrovna rozepsaný e-mail. Rozhodně to potěšilo. Dal jsem si následně dvě bujaré skleničky červeného s kolegyní Hanou Šafkovou a kamarádkou Petrou Dolejšovou, se kterými jsem na vyhlášení byl. Pak už jsem spěchal slavit s půlroční dcerou Marlene.